home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 3 / Gold Medal Software - Volume 3 (Gold Medal) (1994).iso / database / ddf606a.arj / HELPDOC.EXE / FILTER.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-03-02  |  11KB  |  209 lines
  1.       ╒═══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  2.       │                         Creating a Filter                         │
  3.       ╘═══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  4.  
  5.       The purpose of a Filter is to "hide" all records not meeting the
  6.       requirements that you specify for a given field. This will allow you
  7.       to edit, view or print only the sub-set of records in the filter.
  8.  
  9.       The Filter sub-menu can be accessed from either the "Filter
  10.       Create/Select" command in the main menu or while editing records by
  11.       pressing <Alt-F>. Either way, if a filter has not been created the
  12.       menu will have the following two choices:
  13.  
  14.                           A) Marked Records
  15.                           B) Field Data
  16.  
  17.       If a filter has already been created the sub-menu will have the
  18.       following three choices:
  19.  
  20.                           A) Create New Filter
  21.                           B) Set Filter ON/OFF
  22.                           C) Continue Filter
  23.       
  24.       IF A FILTER HAS NOT BEEN CREATED:
  25.       ─────────────────────────────────
  26.       A description of Marked Records and Field Data is explained below
  27.       under Create New Filter but first there are a few possible messages
  28.       you may receive.
  29.  
  30.       The first one is "Filter field has not been assigned".  If this
  31.       happens you will be allowed to assign a logical field (type "L") to
  32.       be used for filtering. Normally you would have to select General
  33.       Setup in the main menu then Field Assignment, however this is all
  34.       done automatically for you here. If in the box of fields there is no
  35.       type "L" field that you want to assign exclusivly for filtering then
  36.       you will need to modify the database to include one. In the sample
  37.       database provided with the program we include one named "filt".  The
  38.       field can have any name you choose.
  39.  
  40.       To Modify a Database, first close the database. Then modify it with
  41.       "Create/Modify Database Files" in the main menu. See "Creating or
  42.       Modifying a Database" in the help menu. After modifying the file,
  43.       reselect it and assign the newly added logical field to the Filter
  44.       field.
  45.  
  46.       Note that the above logical field is going to be used by DDFile and
  47.       not yourself. You will not be setting a Filter to the assigned
  48.       logical field. Also, if you do not have a logical field that can be
  49.       used exclusively by "Duplicate Records Search" in the main menu, you
  50.       will also want to add a field for it while you are modifying the
  51.       database.
  52.  
  53.       The message; "Index set to natural record order for filter." will
  54.       appear if an index is set. This is done to speed up the Filtering
  55.       process.  You will need to reselect the Controlling Index after
  56.       setting the filter.
  57.  
  58.       The question; "Use previously set filter? (Y/N)" will appear if a
  59.       Filter was set while last using the database. Otherwise the following
  60.       sub-menu will appear allowing these choices:
  61.  
  62.  
  63.       IF A FILTER HAS ALREADY BEEN CREATED:
  64.       ─────────────────────────────────────
  65.  
  66.       A) Create New Filter
  67.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  68.       This selection will allow you to create a new Filter to Marked
  69.       records or Field Data. The following two commands will also appear in
  70.       a menu by themselves if a filter has not already been created.
  71.  
  72.           A) Marked Records ───────────────────────────────────────────────
  73.  
  74.           This selection will set a Filter to Marked records. If Marked
  75.           records are turned off, they will be turned back on.
  76.  
  77.           B) Field Data ───────────────────────────────────────────────────
  78.  
  79.           This selection will allow you to specify requirements on selected
  80.           fields for which a Filter will be set. There are three steps for
  81.           each requirement you want to specify in the Filter. In the first
  82.           step a field will need to be selected.
  83.  
  84.           Next, select a method of search. There are nine methods of search
  85.           available for character, memo and numeric fields, six for date
  86.           fields and three for logical fields.
  87.  
  88.           The following are the available operators.
  89.  
  90.           "1) Search from BEGINNING of field only on CURRENTLY selected
  91.           records." This method of search will set a Filter to the records
  92.           that equal the requirement you are about to specify for the
  93.           field. Each time this method of search is selected, the
  94.           requirement is searched for within the records meeting the last
  95.           requirement specified. This will narrow down the number of
  96.           records in the Filter.
  97.  
  98.           "2) Search from BEGINNING of field looking at ALL records in
  99.           database." This method of search will allow two or more EQUAL
  100.           requirements to be specified for any one field. Each time this
  101.           method of search is selected, the requirement is searched for
  102.           throughout the entire database and any records meeting the
  103.           specified requirement are then added to the Filter.
  104.  
  105.           "3) Search from BEGINNING of field EXCLUDING those meeting
  106.           specification." This method of search will exclude all records
  107.           from the Filter or database that do not meet the specified
  108.           requirement.
  109.  
  110.           "4) Search for RANGE in field only on CURRENTLY selected
  111.           records." This method of search will set a Filter to the records
  112.           that meet the specified MINIMUM and MAXIMUM range.
  113.  
  114.           "5) Search for RANGE in field looking at All records in
  115.           database." This method of search will allow two or more RANGE
  116.           requirements to be specified for any one field. Each time this is
  117.           done, all records in the database meeting the range requirements
  118.           will be included in the Filter.
  119.  
  120.           "6) Search for RANGE in field EXCLUDING those meeting
  121.           specification." This method of search will exclude all records
  122.           from the Filter or database that do not meet the specified
  123.           requirement.
  124.  
  125.           "7) Search from WITHIN field only on CURRENTLY selected records."
  126.           This method of search will set a filter to all records that
  127.           contain the requirement anywhere WITHIN the selected field. For
  128.           example, you could set a Filter to all records that have a Street
  129.           Address name of Elm which would be WITHIN the Street Address
  130.           field.
  131.  
  132.           "8) Search from WITHIN field looking at All records in database."
  133.           This method of search will allow two or more WITHIN requirements
  134.           to be specified for any one field. Each time this method of
  135.           search is chosen, the entire database is searched for the
  136.           specified requirement WITHIN the selected field. All records
  137.           meeting the requirement will be included in the filter.
  138.  
  139.           "9) Search from WITHIN field EXCLUDING those meeting
  140.           specification." This method of search will exclude all records
  141.           from the Filter or database that do not meet the specified
  142.           requirement.
  143.  
  144.       "Ignore case structure?" After selecting a method of search, you will
  145.       be asked if you want to ignore the case structure. If Yes, upper and
  146.       lower case letters will be recognized as the same.
  147.  
  148.       If there are no records in the database that meet the specifications
  149.       entered, no Filter will be set and a message will appear saying there
  150.       are no records available matching the requirements specified.
  151.  
  152.       "Tally Records in filter?" After each requirement is specified you
  153.       will be asked if you want to tally the records in the filter up to
  154.       that point. The tally is optional because of the time it takes to
  155.       count. A non-optional tally is made once the Filter is completed.
  156.  
  157.       "Select another field?" Next, you will be asked if you want to select
  158.       another field. If so, this three-step process will be repeated.
  159.  
  160.       In using the first three methods of search, note that the field
  161.       content specified does not have to match, in length, the actual
  162.       content of the field. For example, if "We" were specified in the
  163.       "Last Name" field, the search would include all records with a Last
  164.       name field content that start with "We" which would include "Webber",
  165.       "Webster", "Wealler", and so on.
  166.  
  167.       Blank fields may be checked by selecting the first method of search
  168.       and pressing <Enter>, not specifying a requirement for the field.
  169.  
  170.       The following example uses a "state" field. If your database does not
  171.       contain a "state" field, the same principle can be applied to another
  172.       field. To set a Filter to all records in the states of Arizona (AZ),
  173.       California (CA), Nevada (NV), and Utah (UT): First, select the
  174.       "State" field. Next, select the second method of search. Then specify
  175.       "AZ" for the field content. Do the same for the other three states.
  176.       Each time the Filter will increase in size assuming you have records
  177.       from those states.
  178.  
  179.       To continue the above example Filter, include only the records from
  180.       those states who have a last name in the RANGE of "A" to "L". First,
  181.       select the "Last name" field. Next, select the fourth method of
  182.       search. Do not select the fifth since we do not want to search the
  183.       entire database. Enter "A" for the START OF RANGE then "L" for the
  184.       END OF RANGE.
  185.  
  186.       At this time if the steps above were followed correctly your Filter
  187.       includes all records that have a Last name field initial in the range
  188.       of "A" to "L" and are from the states AZ, CA, NV, and UT.
  189.  
  190.  
  191.       B) Set Filter ON/OFF
  192.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  193.       This selection will toggle the Filter ON or OFF. When the filter is
  194.       turned ON, ONLY the records within the Filter may be edited, viewed,
  195.       and printed. In order to edit, view, or print all records in the
  196.       database the Filter must be turned OFF.
  197.  
  198.  
  199.       C) Continue Filter / Not Available
  200.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  201.       This selection will be "Continue Filter" if the current filter was
  202.       set on Field Data, otherwise the prompt will be "Not Available".
  203.  
  204.       If the current Filter was created on Field Data, you may continue the
  205.       filter by specifying more requirements on field content without
  206.       creating a new Filter. Selecting this command will display the same
  207.       screen as when creating a new Filter.
  208.  
  209.